会员自我评估

7 会员自我评估

找出： 责任珠宝业委员会会员如何开展自我评估，如何利用自我评估，为独立的第三方审计做准备。

7.1 背景与目的

鼓励会员在认证审计之前，按照责任珠宝业委员会标准对其各项制度进行自我评估。

自我评估是会员对自身实体和设施开展的评估审核，以更好地理解它们目前对责任珠宝业委员会标准要求的符合情况。可以根据《实践准则》或《产销监管链标准》开展自我评估。

会员可利用自我评估记录认证范围信息，这些信息必须提交给责任珠宝业委员会。也可利用这个契机评估认证审计的准备情况，必要时改善实践，识别认证审计可能需要的文献或关键个人。

7.2 责任珠宝业委员会协调员

建议会员任命责任珠宝业委员会协调员，负责协调自我评估和审计。协调员的职责包括监督以下工作：

. 完成和/或委托并协调会员的自我评估；

. 成为中心联络点，支持公司文献记录和审计前内部启动的整改措施；

. 会员的自我评估一旦完成，协调审计方的聘用；

. 协助审计方，根据需要为其提供额外信息、走访设施的联系方式，安排时间和后勤；

. 根据需要就进度与责任珠宝业委员会联络。

7.3 责任珠宝业委员会《工作手册》与工具包

责任珠宝业委员会提供针对《实践准则》和《产销监管链标准》的《评估工作手册》和配套的工具包。《工作手册》指导会员利用提示和问题收集相关客观证据，确定对责任珠宝业委员会各项标准每个要求的符合程度。

7.4 完成一份或一份以上《评估工作手册》

会员可决定使用几份单独的《评估工作手册》或类似文件，作为会员总体自我评估的一部分完成这些文件。可基于以下内容，做出上述决定：

.组织架构；

.运营管理体系的设计与实施；

.法规框架与管辖范围；

.规模与性质；

.工艺活动、复杂性与技术；

.产品范围；

.地理与位置。

就效率而言，建议会员完成最低数量的《评估工作手册》，对会员设施开展有代表性的评估，并对每份《工作手册》合理地分配绩效评定。例如，会员可选择完成：

 一份《评估工作手册》涵盖会员所有业务；或者

 一份《评估工作手册》涵盖会员制造设施，另一份《评估工作手册》涵盖其零售业务；或 者

 一份《评估工作手册》涵盖会员每个主要零售品牌。

7.5 使用替代格式

会员可自由使用自己确定的格式，整合自我评估所需的信息。然而，必须使用相同的方法和工艺定义，《工作手册》中识别的强制性信息必须完成，并提供给审计方。

7.6 整改不符合项

会员应使用自我评估，按照所评估责任珠宝业委员会标准的每项规定，检查、审核其商业实践。通过实施该项措施，对所需规定的任何不符合项均可在独立审计前得到识别。

会员应使用自我评估阶段的时间应对这些不符合项，或者内部整改措施计划关注这些不符合项，然后再完成自我评估、委托独立审计。尤其关注以下内容：

--重大违反行为必须在委托认证审计之前加以应对，因为审计方一旦识别重大违反行为，处罚程序就启动。

--其他不符合项并不一定需要在独立审计开始前完全解决。然而，鼓励会员在独立审计开始前尽可能解决不符合项，或者应向审计方提供正在开展哪些整改措施的证据（例如：整改措施计划）。

7.7 寻求外部协助

会员缺乏能力、资源或信心，无法完成自我评估或制定责任珠宝业委员会标准所需制度与过程，可考虑寻求外部合格咨询师或顾问的协助。

注意，参与自我评估或制定责任珠宝业委员会标准所需制度的任何个人（包括员工、外部咨询师或顾问）不得是独立的审计方或者开展认证审计或其他定期审核的团队成员，因为这会导致利益冲突。

责任珠宝业委员会计划在责任珠宝业委员会网站上公布一份经认可顶尖专家的名单，作为可利用的潜在资源。会员可自由识别其他相关咨询师或顾问。

7.8 准备认证审计和其他定期审核

7.8.1 记录与书面证据

会员必须保留历史纪录与书面证据（如果存在），按审计方要求，将历史纪录与书面证据提供给审计方审核。记录保留必须遵守适用法律。中规定的相关记录时段。

注意，审计方不得带走这些文件与记录，除非获得会员的书面同意。然而，这些文件与记录由审计方现场审核，以评估符合性。

7.8.2 告知与培训员工

在很多情况下，会员与其员工可能不熟悉独立审计的过程。提供以下信息，协助会员、其员工和承包商准备独立审计：

-审计方的目标是审核会员的制度和绩效，以确定会员是否符合责任珠宝业委员会标准。员工应得到保证，审计方并非审计个人行为与绩效。

-审计方通过审核记录、观察活动和实践、询问人员、与人员交谈收集客观证据。

-可开展个人或小组访谈。

-翻译与辅助人员可出席访谈。

-应提供安静的会议室，供访谈使用，但是有些访谈可在室外进行。

-如果受访对象或审计方提出要求，访谈可在管理人员不在场的情况下，秘密进行。

-受访对象由审计方根据谁最适合回答有关接受审计的责任珠宝业委员会标准中规定的问题而选定。有些受访对象在审计开始前确定，作为审计方计划过程的一部分，还有些受访对象可在审计方现场检查过程中接受非正式访谈。

-审计方只能要求个人参加访谈；然而，如果受访对象愿意，管理人员不得阻止其参与审计。

-员工和承包商必须如实准确地回答问题，包括受访对象不确信如何回答的情况。

-受访对象需要意识到，审计方将记录讨论笔记。如果将访谈进行录音或录像，必须告知受访对象，并获得其同意。

-可要求受访对象描述和/或展示其如何履行日常职责，让审计方观察实践。这是审计方使用的一种常规方法，用来验证证言或已形成文件的陈述。

-员工与承包商不管如何回答访谈的问题，均不应遭到惩戒。如果回答与事实不符，管理层应将该错误沟通给所有相关各方（员工、承包商和审计方），陈述正确答案，并提供证据验证正确信息。

-尽管访谈非常重要，应鼓励各方参加，但并不强制要求接受访谈。然而，审计方可记录员工或承包商拒绝接受访谈的情形。

-根据访谈期间收集的客观证据得出的结果确保，受访对象的身份保密，除非得到受访对象的同意。注意，在某些地方，法律可能会要求，事先将该过程告知员工。不存在法律要求的，依然建议，将审计和接受访谈的可能性告知员工。

会员还应确保员工和承包商熟悉审计过程中可能用到的文献和记录。文件可包括会员的政策与程序，以及实施这些程序过程中产生的记录。《评估工作手册》含作为建议证据的文件与记录的实例。其他实例在附录3中提供。

附录4包含如何开展有效审计的指导方针。会员及其员工还会发现，阅读指导方针有助于进一步理解审计过程。

7.9 申请审计

会员认为自身已准备就绪，可接受独立审计时，可指定责任珠宝业委员会认可的审计方。认可审计方的名单在责任珠宝业委员会的网站上公布。鼓励会员联系数个审计方，以了解审计方是否有时间以及每个审计方的商业条款。会员可希望考虑要求审计方签署保密协议，在书面审计和现场审计过程中，保护保密或商业敏感信息。

一旦达成协议，会员应将自我评估和其他所有文献提交给选定的责任珠宝业委员会认可审计方。如果申请涉及后续审计，例如定期审核，提供给审计方的信息必须包括审计范围的变更。

在相似的时间框架内，需要按照数个标准对会员设施进行审计的，会员可希望组织各项责任珠宝业委员会审计同时进行，因为这样可以减少重复审计、降低成本。在这种情况下，审计方会编制符合每个标准要求的报告。

自我评估无需提交给责任珠宝业委员会。然而，完成自我评估、指定认可审计方时，会员可通知责任珠宝业委员会。

会员的快速检查清单 会员确保已经：记录认证范围，包括设施的联系方式和地址； 提供每处设施员工和承包商的数量（《实践准则》）； 相关公司的信息（《实践准则》）；提供其他同等审计项目的详细信息（《实践准则》）；提供有关认证范围预期变更的信息，例如：扩张、收购、撤资等；应对所有或大部分自我评估期间识别的不符合项。