评定符合性与制定整改措施
5 评定符合性与制定整改措施
找出：如何评定符合《责任珠宝业委员会实践准则》与《产销监管链标准》，以及如何制定针对不符合项的整改措施计划。
5.1 审计结果与符合性评定
评定符合性是认证过程的核心部分。所有审计结果和符合性评定必需清晰明了，得到客观证据的支持。
相关轻微不符合项 如果有证据表明一组轻微不符合项符合以下特征，这些轻微不符合项可能被评定为严重不符合项： 相关——有关规定、受控制的活动，甚至多个设施中不符合项的特性；或 反复——整个企业中出现同样的议题，这通常表明控制措施的系统失效或缺失；或 一致——由于整改措施无效，无法解决根本原因。 例如，很多必要的记录遗失的例子，比如材料安全数据卡或员工考勤表，表明绩效不符合规定。 关键是轻微不符合项是否孤立，或者是否与其他轻微不符合项相关，是否通过管理体系中的弱点显示共同的根本原因。 记住，在最终评定不符合项之前审核所有审计结果。
5.2 不适用评定
会员和审计方可将一项规定评定为不适用。
对于所有评定为不适用的规定，必须提供可信、可验证的理由。会员提供的理由必须由独立的审计方加以确认。
低风险并不意味着不适用 记住，有些情况下，规定真正不适用。但是，要注意，低风险规定并不意味着不适用！ 责任珠宝业委员会标准的规定真正不适用于会员，可评定为不适用。换言之，使用该规定会不合逻辑或不可能。例如，采矿行业的规定不适用于不从事采矿或勘探活动的会员。有关适用性的更多指导可参见《标准指导》。
5.3 重大违反行为
5.3.1 实践准则
对《实践准则》的重大违反行为是对《责任珠宝业委员会实践准则》诚信关键规定的重大不符合项。
如果有关这些关键规定的任何审计结果被评定为严重不符合项，会员被认为存在对《责任珠宝业委员会实践准则》的重大违反行为。
5.3.2 产销监管链
产销监管链重大违反行为是由客观证据支持的审计结果或观察结果，发现蓄意伪造支持符合性评定所需的信息。
5.4 《实践准则》和产销监管链不符合项产生的义务
下表描述会员与审计方对独立审计过程中识别的不符合项所需后续措施承担的义务。
5.5 记录不符合项
所有不符合项的审计结果必须包括有关不符合性实践的明确详细信息，并考虑这些信息。无论审计开展得如何彻底、高效，责任珠宝业委员会不接受审计报告中模糊、混乱或措辞不当的不符合项信息。
必须记录所有不符合项，并且：
---明确、准确地陈述不符合项的性质，包括可能造成缺陷实践的根本原因；
---相互参照受审计的规定的要求；
---由经过验证的相关客观证据支持。
不符合项的审计结果应以书面形式陈述造成问题的缺陷，从而确定如何避免问题再次发生。缺陷可能由多个原因造成。管理体系的缺陷通常由以下原因造成：
法律要求缺失或未知；不遵守适用法律；背离程序或界定的过程；文献不完整或遗失；控制措施、过程或程序实施无效；风险识别与风险评估无效；培训不足；设备和控制措施描述不正确；组织架构无效；缺乏资源、时间或能力。
5.6 整改措施计划
任何已识别的不符合项（轻微不符合项或严重不符合项）要求会员制定并实施整改措施计划。
整改措施计划可包括整改措施和预防措施。
--整改措施的定义是为防止不符合项或事件的再次发生，消除其成因而实施的措施。
--预防措施的定义是为防止不符合项或事件的发生而实施的措施。
针对《实践准则》和《产销监管链标准》的《标准指南》包含有关责任珠宝业委员会标准每项规定建议管理方式的忠告。在这个阶段，也可寻求外部协助评估根本原因、确定解决方案。
附录2中提供整改措施计划的建议模板。责任珠宝业委员会的《评估工作手册》和工具包也包括该模板。
一旦实施措施，会员必须验证措施的有效性，以确保这些措施：
--不造成实际的和/或潜在的新风险；以及
--应对根本原因，从而避免不符合项的再次发生。
会员应根据不符合项的性质和严重性，选择具有合理素质和/或经验的人员开展这项工作。
整改措施应该SMART、有效！ 整改措施应该具体（S）、可测量（M）、可实现（A）、现实（R）、及时（T）、有效。整改措施计划应该表明实施每项措施的方式、资源和时间框架。 具体： 整改措施是否清晰、不模糊？整改措施是否 针对不符合项的根本原因？ 可测量： 措施的实施是否可以监控、测量？ 可实现： 措施是否拥有明确分配的职责和资产，用于实施措施？ 现实： 考虑到不符合项的性质，整改措施是否现实、有的放矢？是否已分配资产和能力（资源、分配的资金等），用以实施整改措施？ 及时： 完成整改措施的时间框架是否在认证周期内？应优先考虑在认证周期内完成所有整改措施。然而，需要实施基本建设工程或获得批准的措施可能需要更长时间。在这种情况下，应确定认证周期内的进度里程碑，制定短期临时性整改措施，以降低导致不符合项的事件的影响。 有效： 措施能否有效应对不符合项，防止其再次发生？