4.6.7文件、制度及体系 - 规范管理的证据

工厂文件清单

生产计划安排

产能预测

工时记录

工资表、工资条

加班审批表

月度加班汇总报告

年假余额追踪表

假期制度、程序和假期申请表

工作时间安排沟通记录

工作时间准则相关培训记录

工作时间准则相关当地法律法规

4.6.8管理流程图（待续）

4.6.9案例分析：工作时间准则下的不可接受做法、可接受做法和最佳实践

案例一：工时记录

ABC工厂员工每天进厂时在考勤表上签名，每天离厂时再次签名。生产主管保留考勤表，计算每

天总工时，在每周结束时将考勤表转交计薪部门。计薪部门根据考勤表计算当个计薪周期的工时数。

工厂错在哪里？

工厂没有适当的工时记录系统以保证正确付薪。目前的程序过分依赖主管和计薪部门输入数据。

这可能导致严重错误，效率不高。另外，根据工作场所标准员工必须负责记录自己的工作时间，而不

是依赖主管或其它职员帮自己记录工作时间。

工厂应该怎么做？

为准确记录工厂员工的工作时间，需要建立一个客观的系统、方法或工具，例如，机械卡钟、电

子卡扫描仪或指纹扫描仪。由于这些系统能够更直接联接工资系统而完全不依赖于人工输入数据，因

此他们更加客观准确。

ABC工厂已安装打卡钟并将工卡发给所有员工，这样员工上班时可以打卡入厂，在每天下班时打

卡离厂。每周结束时收集工卡，由员工检查上下班打卡记录是否准确并在工卡上签名。计薪部门收集

工卡用来计算工人在该计薪周期的工时数。

工卡在计薪部门保存三年后才丢弃。

最佳实践

ABC工厂安装电子计时系统。所有员工都有塑料工卡，其背后有磁条，包含员工姓名和工号信

息。员工上下班时在生产区附近的计时系统上刷卡。计算机记录他们的上下班时间。计算机软件能自

动计算所有的正常工时数和加班工时数，直接与计薪部门软件联接。在每个计薪周期结束时工人检查

计算机打印出来的工时记录，签名确认工时记录正确。

案例二：在规定工作时间之前或之后工作

GHK工厂员工为了第二天生产有一个好开端，在规定下班时间之后继续工作。一些工人没有留下

因为他们乘车回家要很长时间，但是第二天他们很早到达工厂，在上班时间开始之前工作。厂方已规

定工作时间，对工人在规定工作时间之外额外工作不支付任何报酬。工厂经理认为他没有要求工人提

前上班或晚下班，而是工人自愿多上班。

工厂错在哪里？

工厂利用工人自愿额外工作。对规定工作时间之外的工作工厂没有支付报酬，即使这些工时不在

安排之内，工厂经理也说他没有要求工人加班工作，但很明显生产目标给工人带来压力。即使工人自

愿在规定工作时间之外工作，工厂也必须为额外工时支付报酬。

工厂应该怎么做？

管理层制定弹性工作安排，允许工人提前上班或晚下班。额外工时按正确的平时工资率和加班工

资率记录在工作时间中。为了控制加班，防止超时加班，规定工作时间制度限定提前上班或晚下班时

间不超过 30 分钟。

最佳实践

GHK工厂管理层注意到很多工人提前上班或晚下班。由于额外加班使加班费不断增加，工厂经理

与工人谈话时发现许多工人需要加班工作才能完成生产目标。应用公司管理体系指引，工厂经理指示

生产经理和工程师检查生产目标。他们检查生产效率以确定管理层设置的生产目标是否合理。工厂经

理还要求人事部门研究工人上下班通勤方式和交通时间表以确定调整规定工作时间是否能解决提前上

班或晚下班的问题。

案例三：停电

下述案例全部关于处理停电和重新安排生产。

场景一

当地政府（通常是电力部门）提前通知工厂连续四周或更长时间每周某日停电（例如星期四）。工厂

想把星期四与每周休息日（星期日）调换可以接受。工厂通知业务部门（下订单的部门）和SEA 部门

，提供相关文件。要提前通知，必须明确调换日期。工资支付没有变化。可以调换星期四和星

期日，而工资率不变。在此限定时段内星期四为休息日。必须明确沟通工时安排（口头和书面方

社会和环境事务部

 这是非常特殊的案例。                

最好的解决方案是安装发电机。

没有事先通知工人而每周安排不同的休息

日是不可接受的。